Er gelden in de dagelijkse praktijk van de functioneel beheerder een aantal kritieke succesfactoren. De rol van ‘functioneel beheerder’ kent binnen verschillende organisaties verschillende namen met een misschien nog wel meer gevarieerde invulling. Ook wordt de rol van super-user/key-user onderkend. Deze rol neemt een deel van de taken van de functioneel beheerder op zich; het onderhouden van de directe contacten met de gebruikers en gebruikersondersteuning.
Het belang en de uitdaging
De aandacht voor business informatiemanagement is de laatste jaren fors toegenomen. Gebruikers drukken een steeds duidelijker stempel op de (juiste) informatievoorziening. Dat is een goede ontwikkeling, want er is een grote afhankelijkheid van de geautomatiseerde informatievoorziening. De functioneel beheerder is hierbij belangrijk omdat hij/zij vaak de gesprekspartner is met de IT-serviceorganisatie (IT-service-management en applicatiemanagement) op het uitvoerende niveau. Het onderhouden van contacten is dan ook een belangrijke competentie. Daar zit ook direct de uitdaging: het op proactieve wijze handhaven en – waar nodig – verbeteren van de informatievoorziening.
Verschil met de applicatiebeheerder
In de praktijk blijkt dat de functioneel beheerder nogal eens wordt verward met de applicatiebeheerder. Los van het feit dat in de praktijk een combinatie van deze rollen in één functie mogelijk is, is er verschil in taken en verantwoordelijkheden.
Ter indicatie, de werkzaamheden van de applicatiebeheerder zijn gericht op de applicatie (de informatiesystemen) en hebben betrekking op de dagelijkse ondersteuning en de nieuwe mogelijkheden en ontwikkelingen van de applicaties. De functioneel beheerder richt zich op de informatievoorziening binnen de gebruikersorganisatie op operationeel niveau.
De KSF’en
De belangrijke kritieke succesfactoren voor een optimaal operationele informatievoorziening, zijn:
- Goede communicatie tussen de gebruikers van de applicaties en business informatiemanagement (gebruikersoverleg e.d.).
- Adequaat beheren van de bedrijfsinformatie (de gegevens) en de stuurgegevens (btw-percentages en algemene stamgegevens alsook gebruikersautorisatie en bedrijfsspecifieke templates).
- Maken en onderhouden van een optimaal bedrijfsinformatiemodel; het definiëren van gegevensobjecten (o.a. de entiteittypen), de relaties tussen de gegevensobjecten en bedrijfsregels maar ook het beheren van query’s en het formuleren van wijzigingsvoorstellen.
- Juiste aansturing van de IT-serviceverlener, veelal op basis van vragen of opmerkingen die ontstaan vanuit de gebruikersondersteuning (het beschikbaar stellen van extra capaciteit, het terugzetten van versies, databaserapportages en ad-hoc query’s).
- Tijdens het specificeren van requirements (functioneel en niet-functioneel alsook business en systeem requirements) begeleiden van de gebruikers bij het nauwkeurig formuleren van de juiste behoeften (wat is de aanleiding, het doel en de randvoorwaarden).
- Beoordelen van de business case voor functionele wijzigingen op basis van wijzigings- én onderhoudskosten, baten, neveneffecten en risico’s zodat een verantwoorde beslissing genomen kan worden over de haalbaarheid van een wijzigingsvoorstel.
- Laten uitvoeren van een impactanalyse door applicatiemanagement en/of IT-infrastructuur-management evenals het verzoeken van een ‘Request for Proposal’ waarmee de serviceverlener(s) wordt verzocht een offerte voor de realisatie te doen. Bij kleine veranderingen kan de functioneel beheerder, indien er voldoende kennis is van de applicatie(s), mogelijk zelf de impactanalyse uitvoeren.
- Bij grote veranderingen een impactanalyse laten uitvoeren door een procesanalist, of een informatieanalist eventueel geassisteerd door een AO-adviseur en zo nodig het betrekken van informatiemanagers en architecten (i.v.m. ketenintegratie).
- Tijdige deelname aan het releaseoverleg in samenwerking met applicatiemanagement en IT-infrastructuurmanagement nadat een mandaat is verkregen over planningen, budgetten en behoeften.
- Tijdig in gereedheid brengen van de organisatie tijdens de realisatie van het vormgeven van geautomatiseerde en niet geautomatiseerde informatievoorziening alsook het beoordelen van een (functioneel) ontwerp (opgesteld door applicatiemanagement) dat tijdens de realisatie ontstaat.
- Namens de gebruikersorganisatie adequaat bewaken van het hele wijzigingsproces en de gebruikersorganisatie (de indiener van het wijzigingsvoorstel en de systeemeigenaar) tijdig informeren over de voortgang.
- Voorbereiden van de transitie in de zin van de gebruikersorganisatie gereed maken voor de veranderde informatievoorziening (middels implementatieplannen) en het begeleiden van de uiteindelijke transitie op basis van het transitieplan.
Kortom, de functioneel beheerder heeft een zeer uitdagend takenpakket en is de contactpersoon tussen de bedrijfskant van de organisatie waar het informatiesysteem in werking is en de IT-serviceorganisatie. De spilfunctie in de organisatie op operationeel niveau!
