Als het gaat om ICT betreft dit de wijze waarop de informatievoorziening van een organisatie wordt bestuurd en beheerd (i.c. geëxploiteerd). Het betreft de aansturing van de ICT organisatie, de bedrijfsmatige ICT activiteiten met betrekking tot het ontwikkelen van ICT services. Zie hiervoor ook Besturings- en Beheersingscontext.
Het gaat om het uitvoering geven aan het Informatieplan en/of ICT plan (zie Informatie Strategie & ICT Strategie) en de permanente meting van vastgestelde prestatie-indicatoren. De ICT structuur in de zin van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden; de besluitvormingsstructuur maar ook de informatiestructuur en communicatiestructuur.
Belangrijk is te onderkennen, evenals dit voor de bedrijfsvoering geldt, dat binnen de besluitvormingsstructuur de kwaliteit van de besluitvorming (en daarmee de effectiviteit van de besturing van de ICT organisatie) afhangt en nauw samenhangt met:
de HOEVEELHEID informatie die ter beschikking is;
de KWALITEIT van de aangeboden informatie;
de BESCHIKBAARHEID van de informatie op de juiste plaats en op het juiste moment.
Tactische ICT besturing gaat over het inrichten van de ICT organisatie. Waar op strategisch niveau besluiten zijn genomen over de richting, gaat het hier om de vertaling van die keuzes in consequenties voor de ICT functies. Concreet betreft het welke resultaten behaald moeten worden en met wie worden daarvoor (raam)contracten afgesloten? Hoe worden mensen en middelen gealloceerd aan de verschillende resultaatgebieden en welke planningen horen daarbij?
Afspraken, planningen en ramingen over resultaten, mensen en middelen worden vastgelegd in concrete plannen. Deze plannen worden in de regel voortschrijdend opgebouwd. Dit verschuift dan ook telkens per planperiode (vaak een jaar).
Bij de effectuering van plannen gaat het om het realiseren van veranderingen en/of verbeteringen ten aanzien van de strategische ICT doelstellingen. Projecten (en programma’s) geven in de regel uitvoering aan een dergelijke verandering/verbetering. Projecten (resultaatgericht middels deliverables) of programma’s (doelgericht middels outcomes/benefits) bestaan echter niet als zodanig. Er is altijd sprake van een samenhang waarbinnen deze projecten of programma’s worden uitgevoerd. Zo’n groep van programma’s en/of projecten, het portfolio, leveren gezamenlijk een nieuw vermogen op voor de organisatie en kan betrekking hebben op een bepaald afgebakend gebied. De informatie portfolio, de applicatie portfolio, de ICT service portfolio, de infrastructuur portfolio, de project portfolio…… kortom er kunnen nogal wat typen portfolio’s zijn.
Bij het managen van een portfolioperspectief gaat het altijd om de theorie van het beschouwen van zaken in hun onderlinge samenhang en het optimaliseren van deze samenhang waarbij steeds wordt gezocht naar een optimale combinatie van rendement en risico’s van de totale portfolio. Doelstelling is om te voorzien in een ondersteuningsmechanisme voor het nemen van besluiten over (ICT)investeringen. Deze besluiten zijn gebaseerd op potentieel rendement. Beslissingen om investeringen te stoppen of om extra te investeren zijn gebaseerd op prestaties door het meten van bereikte resultaten en het beheren van risico’s.
De controle op de uitvoering van het Informatieplan en/of ICT plan betreft het evalueren van de voortgang, op basis van de meetinformatie i.c. rapportage. De aandachtspunten bij deze activiteiten zijn:
– Evalueren voortgang (op basis van rapportage).
– Toezicht uitoefenen (het zich informeren over en houden van toezicht op de prestaties).
– Vaststellen of informatie volledig, tijdig en betrouwbaar is.
– Vergelijken werkelijk behaalde resultaten met geplande resultaten.
– Evaluatie verschillen, achterhalen oorzaken.
– Vaststellen of verbeterpunten bewaakt worden.
– Verantwoording afleggen
In de gegeven beschrijving is de PDCA-cyclus herkenbaar. Deze komt ook in alle ICT gerichte methodieken en frameworks terug binnen de vier werkgebieden: Information Management, Project Management, ICT Service Management & Application Management. In de praktijk is het evenwel geen sinecure om dit mechaniek op een adequate wijze vorm te geven. De wijzigende behoefte van de business vraagt een continue afstemming. Dit vraagt om het zoeken naar manieren om zowel de effectiviteit en efficiëntie van de processen te verbeteren, alsook om de kosteneffectiviteit te vergroten.
Wilt u naar aanleiding van het bovenstaande contact met ons opnemen voor informatie: klik dan hier.