Bij het ontwikkelen van processen en producten binnen een organisatie wordt veelvuldig gebruikt gemaakt van leveranciers en wordt hiervandaan benodigde kennis en middelen betrokken. Dit vraagt een gedegen afweging van welke partijen het meest geschikt zijn om de benodigde kennis en middelen in te brengen. Daarnaast dient bepaald te worden welke rol en verantwoordelijkheden deze leveranciers moeten hebben, zodat de kennis en middelen op een optimale wijze worden ingezet.
Belangrijk is de relatie met de leverancier, maar ook de wijze waarop een leverancier geselecteerd wordt (tenderprocedure, preferred supplier, short list, long list etc.). Het controleren en bewaken op het efficiënt functioneren van afspraken, het nakomen van deze afspraken, de werking van escalaties of de noodzaak van bijstellingen van afspraken zijn veel voorkomende ergernissen in een organisatie en vragen dan ook de nodige aandacht. Er kan namelijk nogal eens verandering optreden in een gevraagde en/of benodigde situatie. Er dient dan ook afdoende tijd en moeite gestoken te worden in het beheer van de echt belangrijke leveranciers in plaats van de minder belangrijke leveranciers.
Sourcing betreft de inkoopactiviteiten gericht op het zeker stellen van in te kopen diensten en producten, met de nadruk op de wat langere termijn. Sourcing omvat inkoopmarktonderzoek en het zoeken naar alternatieve bronnen. Enkel vormen van sourcing die (naast Outsourcing) worden onderscheiden: Dual sourcing; Co-sourcing; Insourcing; Multiple sourcing; Second-sourcing; Shared sourcing; Single sourcing; Sole sourcing.
Het identificeren van business behoeften en het op basis daarvan evalueren en selecteren van de juiste (nieuwe) leverancier(s) zijn integraal onderdeel van het ontwikkelen van de bedrijfsproducten en -processen maar ook bij het ontwikkelen van de ondersteunende processen en besturingsprocessen. Een Business Impact Analyse (BIA) en risico-inschatting zijn goede methodes om de impact van nieuwe contracten op verschillende bedrijfsonderdelen helder te krijgen.
Klant-leverancier-relaties kenmerken zich vaak door een hiërarchisch karakter. Vandaag de dag verschuift dit echter steeds vaker naar ‘partner relationships’. Voor alle klant-leverancier-relaties geldt evenwel altijd dat de afspraken, richtlijnen en mandaten in een bepaalde contractvorm vastgelegd worden; resultaatverantwoordelijk, pakketleverancier, inzetverantwoordelijk o.b.v. nacalculatie etc.
Een veel voorkomende misvatting is om een SLA als contract te beschouwen. Een SLA (Service Level Agreement) is absoluut geen middel om externe relaties te managen zonder contract, de SLA dient altijd geformaliseerd te worden in een contract. Het leveranciers- en inkoopbeleid heeft altijd een relatie en invloed tot de eigen organisatie(onderdelen). Dit betekent dan ook dat de regie hierover in de eigen organisatie behoort.
Wilt u naar aanleiding van het bovenstaande contact met ons opnemen voor informatie: klik dan hier.