Lean biedt een uitstekend kader voor een gestructureerde aanpak van de afstemmingsproblematiek tussen de business (demandorganisatie) en de IT (supplyorganisatie(s). De hedendaagse complexiteit, de gevraagde flexibiliteit (agility), de mate van beweeglijkheid (motility) en allerlei risico’s, beperkingen (constraints) en onzekerheden (uncertainties) in organisaties maken het lastig voor de IT om dit te volgen. De traditionele manier van managen, van zowel de business alsook IT, is geëvolueerd naar een hedendaagse, realistische wijze van managen, waarbij rekening gehouden wordt met allerlei beïnvloedingsaspecten, met als doelstelling echte integraliteit. De cultuur en mens binnen de IT-omgeving zijn hierbij twee belangrijke factoren.
Waarom Lean IT?
Lean IT is een verlenging van de principes van Lean, toegepast op een IT-omgeving. De integrale aanpak richt zich op het maximaliseren van waarde voor de klant door het minimaliseren van verspilling, waar verspilling werk is dat geen waarde toevoegt. Hiertoe dient de cultuur van de organisatie te worden doordrongen van het generieke Lean gedachtegoed. Lean IT gaat over het ontwikkelen en managen van de IT-omgeving, in de zin van de provider, de services, de componenten en de assets (in relatie tot de informatievoorziening) die bijdraagt aan het maximaliseren van de klantwaarde. Lean IT kan het beste worden beschouwd als een ‘mindset’ en in mindere mate als een organisatiemodel of als raamwerk.
Er is een al jaren bestaande afstemmingsproblematiek tussen demand (de vraagzijde van de organisatie naar informatievoorziening, ook wel business genoemd) en supply (de aanbodzijde van IT-services van de organisatie); binnen IT bekend als Business-IT Alignment. Lean IT is in het bijzonder bedoeld voor organisaties die zich bezig houden met het managen van bedrijfsinformatie (information management) en het managen van ondersteunende technologie (information technology).
Wat is Lean IT
Bij Lean IT gaat het vooral om het behalen van een doel, namelijk de creatie van klantwaarde. Dit kan echter alleen als de gehele organisatie bereid is om de Lean-filosofie te ‘adopteren’. Dit is vooral voor een interne IT-afdeling (interne supplier) in een organisatie een lastig proces maar ook voor externe supplyorganisaties is het niet altijd gemakkelijk. De hedendaagse rol van een regieorganisatie (richting en opdracht geven aan de informatievoorziening en IT-ondersteuning) is hierbij een belangrijke factor, zeker als het gaat om ketenintegratie. Voor Lean IT gelden twee kernwaarden: vertrouwen en samenwerking.
Lean IT heeft alles te maken met klantgerichtheid. De demandorganisatie definieert hierbij wat de belangrijkste waarden zijn; de ondersteunende IT-processen worden door de supplyorganisatie ontwikkeld en gemanaged om deze waarden te kunnen leveren. Processen worden door mensen uitgevoerd. Alleen de juiste ondersteuning, leiderschap en begeleiding kunnen de medewerkers naar een continue verbetering helpen van díe IT-processen die echt waarde toevoegen aan de klant. Het benodigde managementsysteem om dit te bereiken betreft Lean Management. Hierbij wordt gebruik gemaakt van diverse hulpmiddelen & technieken om het doel, het leveren van waarde, aan te laten sluiten op de processen en de mensen. Hulpmiddelen & technieken zijn op zichzelf nog niet effectief. Alleen met de juiste mentaliteit (mindset) van alle betrokkenen hebben de hulpmiddelen & technieken pas echt effect. Het is een flinke investering om het individuele niveau van managers op een niveau te brengen als manager met een Lean-mindset.
De kritieke succesfactoren
Cruciaal is de vraag: waarmee dient een organisatie rekening te houden om succesvol te zijn met Lean IT? En wat is beslissend voor het al dan niet behalen van het uiteindelijke doel: maximaliseren van waarde voor de klant door het minimaliseren van verspilling? Het betreft de volgende kritieke succesfactoren:
- Klantfocus (vraagketen)
- Waardecreatie (waardeketen)
- Leveringsfactoren (leveringsketen)
- Waardecontext (middelen en vermogen)
- Behendigheid (agility)
- Leiderschap (zichtbare aanwezigheid)
- Gedrag & attitude (mindset)
Meer weten?
In december verschijnt het boek “Lean IT – theorie en praktijk van Lean in een IT-omgeving” bij van Haren Publishing.
Het boek biedt de lezer (in principe IT’ers) een helder verhaal over Lean IT. De hoofdstukindeling geeft een logische opbouw gebaseerd op de leidende literatuur. Niet de ‘productgerichte’ structuur c.q. Lean Manufacturing is het uitgangspunt, maar de ‘servicegerichte’ structuur c.q. Lean Management. Het boek geeft ook een aantal meer uitgewerkte en aanvullende onderwerpen.
- Deel 1: van Lean naar Lean IT
- Introductie
- Lean Grondbeginselen
- Lean IT Gedachtegoed
- Deel 2: de toegevoegde waarde en de toepassing
- De principes van Lean IT
- Lean IT Dimensies
- Lean IT Kwaliteitsverbetering
- Deel 3: integratie in de bestaande organisatiestructuur
- Lean IT Ketenbenadering
- Lean IT Roadmap
Het boek is bestemd voor iedere leidinggevende, manager, specialist of team, betrokken bij het leveren van IT-services richting een demandorganisatie. Dit kan zijn vanuit ofwel een regieorganisatie dan wel een supplyorganisatie. Het is de eerste Nederlandstalige theorie- en praktijkbeschrijving, specifiek gericht op de principes van Lean, toegepast op een IT-omgeving.
