Complexiteit reduceren, hoe doe je dat? Deel 2

Onder de titel “Mijn project is Agile… mijn operationele organisatie (nog) niet! Loop ik nu risico?” heeft Jan Heunks op dinsdag 3 juni 2014 een succesvolle interactieve sessie gehouden tijdens het 17e BPUG seminar, met als thema “Planet Agile”, in de jaarbeurs in Utrecht.

Complexiteit reductie vraagt veel van de hedendaagse manager(s). Hoe kom je tot een concept dat slanke, ‘goedkope’ dienstverlening combineert met flexibele, just-in-time respons, afgestemd op de organisatie-eisen? ‘Slank’ betekent zeker niet per definitie flexibel. Wat is er nodig om Agile te werken maar ook om op een gecontroleerde wijze een veranderingstraject evenwichtig te laten plaatsvinden. Welke eisen en wensen worden gesteld aan het gevraagde resultaat en hoe ‘agile’ zijn de operationele gebruiksorganisatie en beheerorganisatie?

In het eerste deel van “Comlexiteit reduceren, hoe doe je dat?” zijn de basisaspecten ‘Waardeketen en informatievoorziening’ en ‘De bedrijfscontext (waardenetwerk)’ besproken. In dit tweede (en laatste) deel zal specifiek worden ingegaan op de ‘Complexiteitsanalyse’ en wordt er ter afsluiting een conclusie en advies gegeven.

Complexiteitsanalyse

Met complexiteit wordt in de systeemtheorie over het algemeen een eigenschap van een complex systeem bedoeld die niet is af te leiden uit elk van de afzonderlijke componenten maar alleen uit het systeem als geheel.

Het managen van een bepaalde verandering of wijziging in of aan een informatiesysteem zou altijd gepaard moeten gaan met het uitvoeren van relevante analyses, afhankelijk van de soort wijziging en de complexiteit ervan. Een aantal veel voorkomende analyses zijn:

  • Waardeanalyse
  • Business impact analyse
  • Afhankelijkheden- en kwetsbaarhedenanalyse
  • Risicoanalyse
  • Scenarioanalyse
  • Faalwijzen- en gevolgenanalyse

De complexiteitsanalyse is specifiek gericht op de complexiteit van systeemsituaties, in de zin van het opstellen van scenario’s. Hoe complexer de situatie, hoe lastiger goede voorspellingen gemaakt kunnen worden over wat zou kunnen gaan gebeuren. Scenario’s zijn op zich onzeker maar de analyse ervan is een prima basis voor het nemen van beter onderbouwde beslissingen.

De complexiteit van een informatiesysteem kan het beste als volgt worden beschreven:

  • Het zit zodanig in elkaar dat het moeilijk is te snappen
  • Het zit zodanig in elkaar dat de voorspelbaarheid moeilijk is te bepalen

Reden:

  • De som van de delen is niet gelijk aan het simpel optellen van de delen
  • Alle individuele delen hebben invloed op elkaar

Gevolg:

  • Het eindresultaat is telkens anders en onzeker

Kernaspecten:

complexiteit-informatiesysteem
Complexiteit aanpakken met eenvoud: hoe moeilijk kunnen we het maken?

Conclusie en advies

Om de complexiteit te reduceren dient eigenlijk alle verspilling verwijderd te worden.  Dit is een Lean aspect wat in menig IT-organisatie voor een (nieuwe) doorbraak kan zorgen.

De operationele grondbeginselen die de IT-organisatie flexibiliteit (agility) geeft:

  • Architectuur: platformen, systemen en infrastructuur
    de stabiele, geïnstalleerde basis
  • Operationeel model: processen, organisatie, besturing, inkoop
    de gestandaardiseerde werkwijze
  • Mindset: waarden, overtuigingen, competenties van medewerkers
    de belangrijkste drijfveer van het gedrag

Het gebruik van intuïtie en gezond verstand voorkomt in de praktijk eindeloze besluitvormingsprocedures en het betrekken van de juiste medewerkers staat garant voor een breder perspectief. Eenvoud is dus niet versimpeling, maar een weigering om dingen te compliceren. Ont-regelen en ont-bureaucratiseren zijn daarom de grootste uitdagingen voor de IT-manager die zich staande wil houden in een wereld vol complexiteit.

  • Agile wordt gebruikt voor het verhogen van de snelheid van levering van informatiesystemen.
  • Lean IT wordt gebruikt voor het minimaliseren van verspilling in de IT-organisatie.

Beiden hanteren het principe van continue verbetering, het leveren van waarde aan de klant- / gebruiksorganisatie en hebben zelfmanagement (empowerment) als belangrijkste aandachtspunten.

Hoe pakt u het reduceren van complexiteit aan? Of heeft u nog vragen over complexiteit reductie, laat hieronder dan een reactie achter!

Gepubliceerd door

Jan Heunks

Jan Heunks is oprichter en eigenaar van Management Consulting Solutions. Jan is als consultant en trainer binnen verschillende organisaties (in)direct betrokken om performance vraagstukken vanuit verschillende invalshoeken te bekijken. Door op adequate wijze veranderingen of verbeteringen aan te brengen in een demand-supply en/of in een regieorganisatie zorgt hij voor meer grip op projecten en processen.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.