Complexiteit reduceren, hoe doe je dat? Deel 1

Onder de titel “Mijn project is Agile… mijn operationele organisatie (nog) niet! Loop ik nu risico?” heeft Jan Heunks op dinsdag 3 juni 2014 een succesvolle interactieve sessie gehouden tijdens het 17^e BPUG seminar, met als thema “Planet Agile”, in de jaarbeurs in Utrecht. Complexiteit reductie vraagt veel van de hedendaagse manager(s). Hoe kom je tot een concept dat slanke, ‘goedkope’ dienstverlening combineert met flexibele, just-in-time respons, afgestemd op de organisatie-eisen? ‘Slank’ betekent zeker niet per definitie flexibel. Wat is er nodig om Agile te werken maar ook om op een gecontroleerde wijze een veranderingstraject evenwichtig te laten plaatsvinden. Welke eisen en wensen worden gesteld aan het gevraagde resultaat en hoe ‘agile’ zijn de operationele gebruiksorganisatie en beheerorganisatie? In dit eerste deel van “Comlexiteit reduceren, hoe doe je dat?” worden de basisaspecten‘Waardeketen en informatievoorziening’ en ‘De bedrijfscontext (waardenetwerk)’ belicht. In het tweede deel zal specifiek worden ingegaan op de ‘Complexiteitsanalyse’ en wordt er ter afsluiting een conclusie en advies gegeven.

Waardeketen en Informatievoorziening

Het boek “Competitive Advantage“ [Michael Porter; 1985] geeft aan dat een waardeketen een verzameling van activiteiten is, die een organisatie uitvoert om waarde te creëren voor haar klanten.Door waardecreatie ontstaat er meerwaarde wat leidt tot concurrentievoordeel! Meerwaarde zorgt veelal tot een hogere winstgevendheid van de organisatie. Volgens Porter kan concurrentievoordeel alleen worden begrepen door naar de organisatie als geheel te kijken (systeemdenken). Het IT-management is een ondersteunende activiteit voor de primaire waardeketen. De informatievoorziening (IT-management) heeft als kenmerk dat het ondersteunend is aan zowel de primaire bedrijfsactiviteiten alsook de overige ondersteunende activiteiten. Bepaalde ondersteunende activiteiten (HRM, financiën e.d.) zijn vaak verstrengeld met een primaire bedrijfsactiviteit. Dit geldt in veel gevallen ook voor de informatievoorziening. Informatievoorziening kan (op zichzelf) een primaire waardeketen zijn. Denk hierbij, naast de organisaties die direct geld verdienen aan het leveren van IT(-services) aan de markt, aan de proces informatievoorziening dat bij banken en verzekeringen als primair proces wordt beschouwd. Alle informatie die door de informatiesystemen van een bank stroomt, vertegenwoordigt immers geld en de handel in geld is het primaire proces van de bank. Dit geldt voor veel hedendaagse organisaties.

Bedrijfscontext (waardenetwerk)

Een organisatie is altijd aan verandering onderhevig. Zijn het niet de functionele veranderingen en verbeteringen dan is het wel doordat de organisatieomgeving hiertoe noodzaakt. Er is eigenlijk maar één constante in een organisatie, en dat is dat deze wijzigt! Informatiewaarde is een belangrijker factor, ter ondersteuning van de bedrijfswaarde van een organisatie. Informatiewaarde is de mate waarin de informatie bijdraagt aan het kennisbeeld van de ontvanger binnen de klant- / gebruiksorganisatie (binnen de bedrijfswaardeketen). De kwaliteit van de informatie wordt ‘beperkt’ (of versterkt) door de kennis en kunde van de ontvanger, binnen de context van de klant- / gebruiksorganisatie. Door de steeds grotere afhankelijkheid en complexiteit (binnen de informatiewaardeketen) gelden er zwaardere condities waaronder een IT-organisatie zich dient op te stellen:

• Beheer IT als een bedrijf: Het daadwerkelijk verschuiven van de technologiefocus naar een focus gericht op klanten en IT diensten
• Beheer het IT budget: Alleen investeren in oplossingen ter ondersteuning van een betere waarde
• Beheer het IT vermogen: Het identificeren van kerncompetenties en het beheer van IT vaardigheden in de hele waardeketen
• Beheer IT als bedrijfswaarde: Het koppelen van de IT waarde aan de totale bedrijfswaarde

Hiermee is het eerste deel afgerond in de tweedelige serie “Complexiteit reduceren, hoe doe je dat?”. In het volgende deel kunt u lezen over de Complexiteitsanalyse en wordt er advies en een conclusie gegeven. Hoe pakt u het reduceren van complexiteit aan? Of heeft u nog vragen over complexiteit reductie, laat hieronder dan een reactie achter!