In een van mijn voorgaande blogs – “De functioneel beheerder als spilfunctie!” – heb ik al de belangrijke kritieke succesfactoren voor een optimaal operationele informatievoorziening belicht. In dit artikel wil ik graag ingaan op de inhoudelijke werkzaamheden van de functioneel beheerder. De professionele functioneel beheerder zorgt er voor dat de werkzaamheden op operationeel niveau daadwerkelijk succesvol zijn.
De werkzaamheden van de functioneel beheerder
De werkzaamheden van de functioneel beheerder is grofweg gericht op drie operationele werkgebieden, namelijk:
Het Gebruiksbeheer
- Ondersteunen van de gebruikers
- Aansturen van de IT-leveranciers
- Beheren van bedrijfsinformatie
Het Functionaliteitenbeheer
- Bijdragen aan het specificeren van requirements
- Afstemmen geautomatiseerde en niet-geautomatiseerde informatievoorziening
- Organiseren van acceptatietesten
- Beoordelen van de kwaliteit van documenten namens de gebruikersorganisatie (zoals een vooronderzoek, functioneel ontwerp, testdocumenten, et cetera).
Het beheren van wijzigingsvoorstellen en het werkelijk invoeren van de veranderde informatievoorziening.
De echt belangrijke zaken!
Wat zijn nu de echt belangrijke zaken waar de functioneel beheerder aandacht aan besteedt en mee te maken zal krijgen? Het zijn er nogal wat, maar ik heb ze verdeelt in een 7-tal onderwerpen.
- Ten aanzien van klantgerichtheid
- Relatie functioneel beheerder, klanten organisatie
- Communicatie / Luisteren, de vraag achter de vraag, (be)argumenteren
- “Nee” kunnen verkopen
- Adviseren
- Klantgerichte tweegesprekken
- Alternatieven kunnen voorstellen
- Ten aanzien van de wijzigingsketen
- Business Case lezen, begrijpen én beoordelen
- Kosten inschatten en de baten bepalen
- Risico’s beoordelen
- Haalbaarheid beoordelen
- Een voorstel schrijven
- Ten aanzien van het IT Management
- De rol van de IT dienstverlener en de service organisatie
- Impact analyse maken
- Requirements analyse maken
- De toegevoegde waarde van de IT-infrastructuur & Informatiesystemen
- Ten aanzien van het functioneel ontwerp
- Lezen, beoordelen en opstellen van een functioneel ontwerp
- Beoordelen van producten en diensten van de IT dienstverlening
- Relatie met de keten en andere processen
- Ten aanzien van het omgaan met veranderingen
- Voorlichting geven aan de gebruikers
- Omgaan met weerstanden
- Rol van de Functioneel Beheerder in een veranderingsproces
- Ten aanzien van testen & toetsen
- Identificeren van testgevallen
- Maken van plannen (zoals transitieplan, functioneel testplan, implementatieplan)
- Ten aanzien van het beheerplan
- De rol van ‘Governance’
- Financiële paragraaf
- Planningsparagraaf
- Behoefte en kwaliteitsparagraaf
- Contractenparagraaf
De functioneel beheerder heeft een zeer uitdagend takenpakket en is de contactpersoon tussen de bedrijfskant van de organisatie waar het informatiesysteem in werking is en de IT-serviceorganisatie. De spilfunctie in de organisatie op operationeel niveau!
Meer informatie over of interesse in de rol/functie als Functioneel Beheer?
