De Kanban-reis voor een operationeel beheerteam

Het probleem

Het werken binnen een operationeel (beheer)team kan soms behoorlijk chaotisch zijn. Dit komt voornamelijk omdat er naast de reguliere dagelijks en wekelijks terugkerende beheerwerkzaamheden ook allerlei (kleine en grote) projecten en (project)werkzaamheden lopen. De vaak grote hoeveelheid parallel werk komt voornamelijk doordat ze ‘ergens op wachten’. Wachten terwijl bepaalde installaties worden uitgevoerd, in afwachting van een leverancier omdat er een nieuw stuk hardware of software moet worden geleverd, et cetera. Om al deze ‘wacht’-fasen op te vullen wordt simpelweg met iets anders begonnen totdat ook dit in een ‘wacht’-fase terecht komt, enzovoorts. Het resultaat is een onsamenhangende ‘wolk’ van onafgewerkte (project)werkzaamheden die allemaal wachten op wie-weet-wat!

De oplossing

Voor relatief kleine operationele teams is het werken met een eenvoudig hulpmiddel vaak veel efficiënter en effectiever dan de zwaardere (op projecten gerichte) hulpmiddelen. De meeste ‘operationele projecten’ kunnen dan ook beter worden beschouwd als een proces “een reeks stappen of taken met een bepaald gewenst resultaat”. Er zijn allerlei van dit soort processen; eenvoudig en complex, individueel en teamgericht, snel en tijdrovend. Soms bestaat zo’n groter of overkoepelend proces uit weer een reeks kleinere processen. Kortom, het gaat veel meer om het beheren van de ‘werkstroom’ van de informatie (of middelen) in het proces, dan om het beheren van projecten.

Kanban: visueel (kan) en bord (ban) is een eenvoudig hulpmiddel voor het beheren van de stroom van informatie (of middelen). Het niet hebben ervan (in de zin van bepaalde onderdelen, een document, klantinformatie, terugkoppeling van een leverancier et cetera) op het moment dat het nodig is, veroorzaakt vertraging of verspilling. Ook te veel werk ‘in voorraad’ of ‘in uitvoering’ is een vorm van verspilling. Kanban is een eenvoudig hulpmiddel om te komen tot een optimale doorstroming van het werk.

De basisonderdelen

Het ontstaan van Kanban ligt in de tijdige levering binnen logistieke productieketens, door het bijhouden van de ‘voorraad’ in elke stap binnen deze keten, op een groot bord.

Er zijn veel verschillende soorten Kanban-aanpakken. Dat komt omdat Kanban voor een praktische toepassing aangepast wordt aan de specifieke werkomgeving. Dus het werkt voor de medewerkers in het team en niet andersom. In de regel concentreert Kanban zich op de navolgende mechanieken:

  • Visualisatie: om de stroom van (project)werkzaamheden weer te geven.
  • Samenwerking: om iedereen te laten weten hoe alles verloopt en wie wat doet.
  • Werklastbegrenzing: om te zorgen dat iemand niet meer op het bordje heeft dan hij/zij aankan.
  • Doorstroming: om iedere (project)stap bij te houden voordat het totaal (het resultaat) is afgerond en om ervoor te zorgen dat er geen stappen worden gemist.

Met deze vier basisonderdelen kunnen veel problemen in de operationele werksituatie worden verholpen.

De basiswerking

Het meest belangrijke onderdeel voor een effectieve werking is een groot (white)bord. Dit is de kern voor de visualisatie en noodzaakt het hele team regelmatig uit tot communicatie en samenwerking.

De basis Kanban-fasering voor (project)werkzaamheden ziet er vaak als volgt uit:

  • Achterstand: De volledige Te Doen-Lijst
  • Voorbereiding: Onderzoek, analyse, verzamelen van informatie
  • Lopend: Werk in uitvoering
  • Vrijgeven: Overdragen naar de productieomgeving
  • Voltooiing: documentatie, opruimen en evaluatie

In iedere fase is er de mogelijkheid dat de set (project)werkzaamheden in de ‘wacht’ wordt gezet. Dit is voornamelijk het geval wanneer er bijvoorbeeld gewacht wordt op een ander team, een afdeling of een interne en/of externe partij die een deel van de werkzaamheden nog dient te voltooien (figuur 1.)

Kanban - Figuur 1

Figuur 1

Een van de mechanieken binnen Kanban is werklastbegrenzing. Dit betreft het stellen van een limiet aan het aantal (project)werkzaamheden in een bepaalde fase/kolom, op hetzelfde moment. In het voorbeeld is op twee kolommen een limiet gesteld, de fase/kolom ‘lopend’ en de fase/kolom ‘vrijgeven’ (figuur 1).

Iedere stap binnen de stroom van een set (project)werkzaamheden is als kolom weergegeven, start vanuit de kolom ‘achterstand’ en stroomt naar de kolom ‘voltooiing” (figuur 2).

Kanban - Figuur 2

Figuur 2

Er zijn allerlei uitbreidingen en detailleringen mogelijk. Dit is afhankelijk van bepaalde situaties zoals:

  • Het vollopen van werkzaamheden binnen een fase/kolom.
  • De samenhang weergeven tussen grote(re) projecten en (project) werkzaamheden.
  • Een indicator aangeven ‘wie wat doet’.
  • Een ‘alarm’ op een project of op (project)werkzaamheden opnemen.
  • Dagelijks, wekelijks en maandelijks terugkerende taken en controleactiviteiten weergeven.
  • (Project)werkzaamheden als onderdeel van een bepaalde ‘projectketen’ kenmerken.
  • Et cetera

Conclusie

Een Kanban-bord is een hulpmiddel dat meegroeit met de behoeften van een operationeel (beheer)team. De diverse onderdelen worden stapsgewijs ingevoerd, op basis van noodzaak en behoefte. Belangrijk is dat de werking en de opzet van het Kanban-bord regelmatig wordt geëvalueerd. Het bord moet voor het team werken en niet andersom!

Gepubliceerd door

Jan Heunks

Jan Heunks is oprichter en eigenaar van Management Consulting Solutions. Jan is als consultant en trainer binnen verschillende organisaties (in)direct betrokken om performance vraagstukken vanuit verschillende invalshoeken te bekijken. Door op adequate wijze veranderingen of verbeteringen aan te brengen in een demand-supply en/of in een regieorganisatie zorgt hij voor meer grip op projecten en processen.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.